7 เทคนิคการจัดสัมมนา ให้มีประสิทธิภาพ

7 เทคนิคการจัดสัมมนา ให้มีประสิทธิภาพ

การจัดการสัมมนาเป็นรูปแบบการพัฒนาบุคลากรขององค์กรที่ได้ผลดี และเป็นที่นิยมอีกวิธีหนึ่ง ในการจัดการสัมมนา องค์กรจะต้องมีการลงทุนทั้งค่าใช้จ่าย ตัวบุคลากร สมาชิกองค์กร เวลา สถานที่ กำลังคน ซึ่งทุกสิ่งที่ต้องลงทุนต้องใช้เงินจำนวนมาก ดังนั้นเมื่อมีการจัดการสัมมนาแต่ละครั้ง ย่อมต้องทำให้ดีที่สุดและหวังผลที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ทำให้งานพัฒนา คนพัฒนาผ่านการสัมมนาแต่ละครั้ง ซึ่งวันนี้เราได้นำ 7 เทคนิคการจัดสัมมนา ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดกับงานมาฝากทุกคนกันค่ะ จะมีเทคนิคไหนบ้าง ตามไปดูกันเลย!!

7 เทคนิคการจัดสัมมนา ให้มีประสิทธิภาพ

การจัดสัมมนา

คือการชุมนุมของผู้คนจำนวนหนึ่ง ที่มีจุดประสงค์เพื่อใช้ในการอภิปรายหัวข้อต่าง ๆ ที่จะใช้ในการบรรยาย ซึ่งหัวข้อนั้นจะมีการตระเตรียมล่วงหน้า ให้ผู้ร่วมสัมมนาได้รับรู้กันอยู่ก่อน โดยการสัมมนาทางดังกล่าว จะแบ่งออกเป็นช่วงโต้ตอบ โดยถกกันเรื่องหัวข้อซึ่งกำลังถูกบรรยายอยู่บนเวที โดยมีผู้บรรยายเป็นเสมือนผู้นำ 1 คนเป็นหลัก และประกอบด้วยพิธีกร 2 คน ทำให้การบรรยายเป็นไปอย่างราบรื่น เพื่อนำทางการสนทนาไปตามเส้นทาง

การจัดสัมมนา

จุดประสงค์ของการสัมมนา

สัมมนาทางวิชาการ สามารถมีหัวข้อหลายประการ หรือ มีเพียงแค่หัวข้อเดียวก็ได้ ยกตัวอย่างเช่น การสัมมนาเพื่อทางวิชาการเพื่อการศึกษา เช่น การบรรยาย ที่ผู้เข้าสัมมนาได้เข้ามามีส่วนร่วม ในการอภิปรายซึ่งเกี่ยวกับหัวข้อทางวิชาการ โดยมีจุดประสงค์ในการทำความเข้าใจเรื่องนี้มากยิ่งขึ้น

เทคนิคการจัดสัมมนาอย่างมีประสิทธิภาพ

  • กำหนดจุดประสงค์งานและวางแผนชัดเจน
กำหนดจุดประสงค์งานและวางแผนชัดเจน

การกำหนดจุดประสงค์งาน ถือเป็นขั้นตอนรกของการจัดสัมมนา เพราะการที่รู้ว่าตัวเองจะต้องทำอะไรต้องการจะสื่ออะไร จะทำให้ข้อมูลที่ออกมา เป็นรูปเป็นร่างมากยิ่งขึ้น นอกจากตัวผู้จัดเองจะรู้แล้วว่าสิ่งที่กำลังทำคืออะไร การกำหนดจุดประสงค์อย่างชัดเจนก็จะทำให้มีการวางแผนงานที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้น ผู้เข้าร่วมสัมมนาก็จะได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง หากผู้จัดมีข้อมูลในส่วนนี้เตรียมพร้อมไว้ ก็จะสามารถตอบคำตามผู้เข้าร่วมสัมมนาได้อย่างแน่นอน ซึ่งเป็นผลดีกับทั้งสองฝ่ายอย่างเป็นได้ชัดเจน

  • ศึกษากลุ่มเป้าหมายอย่างละเอียด
ศึกษากลุ่มเป้าหมายอย่างละเอียด

เมื่อกำหนดและวางแผนเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อมาเป็นการศึกษากลุ่มเป้าหมายที่เลือกไว้อย่างละเอียดอีกรอบ เพราะต้องวางแผนการประชาสัมพันธ์ให้ตรงกับกลุ่มเป้าหมายที่สุด หากไม่ทำขั้นตอนนี้ ประชุมสัมมนาที่จะจัด ก็อาจจะไม่มีคนเข้ามาร่วมฟังได้ ซึ่งในขั้นตอนนี้อาจรวมไปถึงการออกแบบและการใช้ภาษาในการประชาสัมพันธ์อีกด้วย และความเป็นมืออาชีพที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งที่ขาดไม่ได้คือ งานสัมมนาควรมีการประชาสัมพันธ์งานทั้งในรูปแบบของภาษาไทยและภาษาอังกฤษ รวมถึงโปสเตอร์หรืออาร์ตเวิร์กของงาน ควรมีการออกแบบที่ดี ดูเป็นมืออาชีพ เพราะสิ่งนี้เป็นการสร้างความน่าเชื่อถือในการเชิญชวนให้มาร่วมสัมมนาอีกอย่างหนึ่งเลยก็ว่าได้

  • เลือกสถานที่ที่เหมาะสม

การเลือกสถานที่จัดงานให้เหมาะสมกับประเภทการจัดงานสัมมนาถือเป็นสิ่งสำคัญ… รายละเอียดต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบการจัดวางโต๊ะ การจัดวางเก้าอี้ ขนาดของห้องหรือสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ควรคำนึงถึงจำนวนผู้เข้าร่วมงานและประเภทของผู้เข้าร่วมสัมมนา รวมถึงต้องคำนึงถึงการเดินทางอีกด้วยว่า สถานที่ที่เลือกนั้นเหมาะสมหรือเปล่า มีที่จอดรถหรือไม่

เลือกสถานที่ที่เหมาะสม
  • วิทยากร

เทคนิคการจัดสัมมนาที่มีประสิทธิภาพอีกอย่างหนึ่ง คือการมองหาวิทยากรที่เหมาะกับหัวข้อของการจัดสัมมนา ซึ่งในประเทศไทยมีวิทยากรมากมาย ขึ้นอยู่กับว่าผู้จัดนั้นจะเลือกได้เหมาะสมหรือไม่ และแน่นอนว่าวิทยากรที่ดีไม่ใช่วิทยากรที่ผู้คนรู้จักเยอะเพียงอย่างเดียว แต่วิทยากรที่ดีและเหมาะสมนั้น จะต้องทำการควบคุมบรรยากาศภายในงานพร้อมทั้งถ่ายทอดความรู้ได้อย่างเป็นธรรมชาติ ถือได้ว่าวิทยากรเป็นอีกหนึ่งหัวใจของการจัดสัมมนาเลยทีเดียวค่ะ

วิทยากร
  • ละเอียด รอบคอบ พร้อมรับมือกับสถานการณ์ที่คาดไม่ถึง

การจัดงานให้ละเอียด รอบคอบ และวางแผนรับมือกับสถานการณ์ที่อาจจะเกิดขึ้น ถือเป็นเป็นพื้นฐานของผู้จัดงานสัมมนาอยู่แล้ว แต่ผู้จัดงานหลายคนขาดคุณสมบัติข้อนี้ไป จึงทำให้งานมีประสิทธิภาพและความเป็นมืออาชีพน้อยลง เมื่อเริ่มการสัมมนาแล้ว สถานการณ์ที่คาดไม่ถึงทั้งหลายอาจจะเกิดขึ้นได้ อย่างเช่นการขัดข้องของอุปกรณ์หรือนักสัมมนาก่อความวุ่นวาย ทุกอย่างล้วนเกิดขึ้นได้ ทางผู้จัดเองก็ควรที่จะมีความละเอียด รอบคอบและมีแผนสำรองสำหรับเหตุการณ์เหล่านี้ด้วย

ละเอียด รอบคอบ พร้อมรับมือกับสถานการณ์ที่คาดไม่ถึง
  • สรุปใจความของการประชุมสัมมนา

ผู้เข้าร่วมสัมมนาหลาย ๆ ท่านอาจจะเกิดความสับสนได้ว่า สุดท้ายแล้วเรามาทำอะไรที่การประชุมสัมมนานี้กันแน่ เพราะฉะนั้นในช่วงท้ายก่อนการปิดงาน ควรสรุปใจความสำคัญและสิ่งที่ได้จากการเข้าร่วมประชุมสัมมนาในครั้งนี้ ซึ่งขั้นตอนนี้ถือว่าสำคัญกับการจัดสัมมนาอย่างมากเลยทีเดียว เพราะถ้าหากการสรุปนั้นจับใจความและประเด็นสำคัญออกมาได้ รับรองเลยว่าผู้เข้าร่วมสัมมนาจะต้องแฮปปี้กับข้อมูลที่ได้ พร้อมทั้งสามารถนำข้อมูลที่ได้รับตลอดการประชุมนั้น ๆ ไปต่อยอดจนเกิดประโยชน์ได้อย่างแน่นอน

สรุปใจความของการประชุมสัมมนา
  • เก็บรวบรวมข้อเสนอแนะเพื่อนำมาพัฒนาและปรับปรุง

หลังจากจบงาน ผู้จัดงานควรนำข้อมูลทั้งหมด รวมถึงข้อเสนอแนะจากผู้เข้าร่วมสัมมนามาประมวลผล ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลในส่วนของรายรับ รายจ่าย สถิติ การวางแผนงาน จำนวนผู้เข้าร่วมงาน รวมถึงแบบสอบถามที่ทำขึ้น ข้อมูลทุกส่วนล้วนแต่มีประโยชน์ต่อผู้จัดทั้งสิ้น ไม่ควรปล่อยทิ้งไปแม้แต่นิดเดียว และแน่นอนว่าข้อมูลพวกนี้ ถูกรวบรวมและเก็บไว้เพื่อที่ผู้จัดจะได้นำมาพัฒนาและปรับปรุงในส่วนต่าง ๆ และเป็นแนวทางในการจัดสัมมนาในครั้งต่อไป

เก็บรวบรวมข้อเสนอแนะเพื่อนำมาพัฒนาและปรับปรุง

และทั้งหมดนี้คือเทคนิคในการจัดสัมมนาที่เรานำมาฝากกันในวันนี้ค่ะ สำหรับใครที่กำลังวางแผนที่จะจัดงานสัมมนา หวังว่าเทคนิคข้างต้น จะเป็นอีกตัวช่วยในการวางแผนการจัดงานสัมมนานะคะ ซึ่งขอรับรองเลยว่างานสัมมนาครั้งหน้าที่จะเกิดขึ้นจะต้องออกมาแบบมืออาชีพและประสบความสำเร็จอย่างแน่นอน

บทความที่น่าสนใจกับ โทรศัพท์มือถือรุ่นนิยมในปี 2020 และ คนโสดมาทางนี้ เราจะพาไปไหว้พระขอเเฟน!!